Технологическая служба
В средних и небольших складах может быть один инженер-технолог или эти функции выполняет руководитель склада или его заместитель. Задачей этой службы является разработка, внедрение и совершенствование технологии работы с товарами и документами.
Претензионная служба
Претензионная служба решает следующие задачи:
— определение форм и правил подготовки актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;
— определение порядка подготовки и форм претензий получателей по количеству и качеству;
— организация учета претензий к перевозчикам, претензий по количеству и качеству товара, учета проверки, удовлетворения и анализа претензий;
— определение процесса обработки претензий, контроля ответов на них, контроля их удовлетворения;
Диспетчерская служба
Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:
— определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;
Управление заказами
Существует несколько определений управления заказами, они отличаются только точностью формулировок. В общих чертах управление заказами — это конкретная работа внутри фирмы по получению, оформлению и обеспечению поступающих заказов; или, иначе говоря, — это деятельность, осуществляемая между моментом получения заказа до момента, когда на склад поступает уведомление о необходимости отгрузить товар для выполнения данного заказа. Когда мы будем иметь в виду это второе определение, будем использовать термин обработка заказов.
Планирование заказа
Чтобы выровнять загрузку логистического канала, фирмы планируют равномерное распределение заказов. Самая большая проблема в достижении эффективной обработки заказов (как централизованной, так и децентрализованной) — это "комок" заказов, т.е. почти одновременное поступление заказов от многих клиентов. "Комки" заказов приводят к перегрузке системы, из-за чего происходит задержка обработки заказов, увеличение полного цикла прохождения заказа и снижение уровня обслуживания клиентов. Решение этой проблемы состоит в управлении интенсивностью размещения заказов клиентами. Если есть хоть какая-то возможность повлиять на клиентов, размещающих заказы, то фирме удается сбалансировать процесс размещения, т.е. сгладить пики и спады кривой загрузки системы обработки заказов.
Передача заказа
Передача заказа — это ряд действий, которые осуществляются с момента, когда клиент размещает или посылает заказ, и до момента, когда поставщик его получает. В последние годы этот этап цикла заказа привлекает все возрастающее внимание по двум причинам. Во-первых, фирмы, которые пользуются для передачи заказа почтовой службой США, жалуются, что 2-5 дней, затрачиваемых на передачу заказа, — это неоправданно долго. Покупатель же предполагает, что продавец получает заказ практически мгновенно после его отправки по почте. Во-вторых, в работе почтовой службы часто случаются непредсказуемые ситуации, что затрудняет выполнение заказов в срок.
Обработка заказа
Обработка заказа обычно включает в себя следующие действия.
1. Проверяется информация о заказе на полноту и точность.
2. Отделом изучения кредитоспособности проверяется платежеспособность клиента.
3. Заполняются бланки установленных входных регистрационных документов.
4. Агенту по сбыту поручается осуществить продажу.
5. Бухгалтерия регистрирует транзакцию.
6. Определяется наиболее близкий к клиенту склад, на который передается распоряжение по отбору товара, и обновляются данные о состоянии запасов фирмы.
7. Транспортное подразделение организует доставку груза со склада.
Отбор товаров и комплектация заказа
Следующий этап обработки заказа — это отбор товаров и комплектация заказа. Он начинается с составления документа, в котором дается распоряжение конкретному складу скомплектовать данный заказ для клиента. Одновременно для отбора и комплектования работнику склада передается подробный перечень заказанных товаров. Функция отбора и комплектации заказа включает все виды деятельности с момента, когда склад получает заказ на отгрузку товаров, и до момента, когда товары грузятся на борт отбывающего транспортного средства.