Передача заказа

Передача заказа — это ряд действий, которые осуществляются с момента, когда клиент размещает или посылает заказ, и до момента, когда поставщик его получает. В последние годы этот этап цикла заказа привлекает все возрастающее внимание по двум причинам. Во-первых, фирмы, которые пользуются для передачи заказа почтовой службой США, жалуются, что 2-5 дней, затрачиваемых на передачу заказа, — это неоправданно долго. Покупатель же предполагает, что продавец получает заказ практически мгновенно после его отправки по почте. Во-вторых, в работе почтовой службы часто случаются непредсказуемые ситуации, что затрудняет выполнение заказов в срок.

Чтобы избавиться от этих недостатков процесса передачи заказа, многие компании разрешают своим агентам по сбыту и клиентам делать заказы непосредственно по телефону или с помощью других электронных средств. Прием заказов по телефону, особенно с помощью бесплатных телефонных номеров, начинающихся с 800 (в США), стал очень широко использоваться в последние годы. У некоторых фирм, принимающих заказы, есть специальная программа, обрабатывающая номера позвонивших абонентов, которая предоставляет служащему, принимающему заказ, данные о других последних заказах, поступивших с того же самого телефонного номера. Используются и другие достижения технического прогресса — факсы и EDI. Например, фирма Sears предоставляет своим "поставщикам бесплатное программное обеспечение EDI, которое стоит примерно 3 тысячи долларов, бесплатный тренинг и другую техническую помощь. Фирма Sears планирует потратить на это 5 миллионов долларов и ожидает, что эти вложения окупятся в течение трех лет"3. Для передачи заказов используется также радио. В некоторых городах дистрибьюторы фирмы Coca-Cola используют агентов по сбыту, собирающих заказы от розничных торговцев и сразу передающих их с помощью портативных радиостанций.

Другой способ передачи заказов, который становится все более распространенным, основан на использовании сканеров и штрих-кодов. Этот метод применяет одна оптовая компания — поставщик аптек. Она обеспечивает каждого из своих клиентов (розничных торговцев) электронной заказывающей машиной, которая немного больше карманного калькулятора. Служащий такого магазина регулярно обходит магазин и отмечает товары, которых мало в наличии. Затем он считывает штрих-коды с этикеток сканером, напоминающим авторучку, который соединен с заказывающим устройством. После того как все товары, которых недостаточно в наличии, просканированы, служащий размещает заказ, набирая номер телефона поставщика и помещая телефонную трубку в устройство (известное как акустический соединитель), которое посылает информацию от заказывающей машины. Заказы доставляются в аптекарский магазин на следующий день.

В магазинах крупных торговых сетей заказывающая система связана с кассовыми аппаратами в расчетных узлах. Для наиболее важных розничных товаров по мере продажи заказывающая система автоматически запускает механизм заказа на пополнение товара. Но чаще всего отслеживается общее текущее состояние продаж и, когда запас уменьшается до определенного уровня, проводится передача очередного заказа.