Требования к организации учета

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам.

Срок хранения товарных отчетов — три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе, и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Контрольные ведомости

Из различных ведомостей, которые нужно готовить при помощи компьютера для анализа и принятия мер, отметим несколько, предварительно указав, что все они могут быть распечатаны или только выведены на дисплей компьютера.

Ведомость товаров, не пользовавшихся спросом за период с начала года, — это первое, что нужно для контроля. Данная ведомость поможет выявлять неликвиды, являющиеся проблемой всех складов, а иногда и причиной банкротств.

Ведомость запасов сверх максимально установленных количеств — это перечень излишних закупок.

Ведомость для анализа цен — с указанием номеров и наименований товаров, розничных и закупочных цен и коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и степень доходности.

Ведомость товаров, наличие которых на дату контроля меньше установленного минимума — для контроля запасов своевременных заказов.

Ведомость движения товаров за период — с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.

Ведомости наличия на складе с указанием номера товара, наименования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору. Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.

Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса служит для инвентаризаций: в ней оставлено место для внесения вручную фактического наличия при инвентаризации, а также имеются колонки "недостача" и "излишки". После ввода в компьютер данных инвентаризации эта ведомость печатается со старыми и новыми данными, с обсчетом итогов.

Следует предусмотреть возможность изменения розничных цен по группам товаров на основе вводимых коэффициентов для подготовки прейскурантов. Прейскурант печатается после корректировок цен.