Информационное взаимодействие персонала

Привычка к пользованию технической информацией. Не упускайте ни единой возможности для выработки у подчиненных этой полезной привычки. Она повысит степень их самостоятельности и Уровень профессиональных знаний, а также укрепит сознательное стремление к высокому качеству работы, результаты которой в итоге улучшатся сами собой.

Доведение новой информации до исполнителей. Еще один важный аспект информационной работы внутри предприятия — оперативная передача сервисно-технической документации исполнителям, а также контроль того, чтобы новая информация действительно была принята к сведению и усвоена. Практический подход к решению этой задачи может быть различным.

Самая эффективная и надежная форма работы — совещание с исполнителями, позволяющее вести обсуждение с ответами на вопросы (см. также следующий раздел). Этот вариант предпочтителен во всех случаях, когда речь идет о серьезных технических новшествах.

Последовательный просмотр нового документа всеми исполнителями, поименно перечисленными в сопроводительном письме, которое каждый из них должен завизировать.

Вывешивание (размещение) документа на центральном информационном стенде (на "черной доске") — самый ненадежный способ ознакомления с новой информацией. Поэтому такой вариант можно использовать только как вспомогательный.

После ознакомления с новой информацией нужно рассортировать и приобщить к делу поступившие дополнения. Соответствующие обязанности должны быть определены однозначным образом. В этом отношении рекомендуется быть очень педантичным и постоянным контролем добиваться работы без упущений.

При передаче новой сервисно-технической документации исполнителям не следует забывать и о том, что она может иметь значение также для других подразделений (конторы, службы запчастей, торговой и рекламной служб) предприятия.

Совещания.

Речь идет о регулярном обсуждении проблем с участием всего коллектива. Цели такого обсуждения:

— оперативное информирование о технических новшествах;

— решение проблем, определяющих эффективность и качество работы;

— информирование о ситуации, сложившейся на предприятии, и о планируемых мерах по закреплению достигнутых результатов;

— обмен мнениями, идеями и прочими новостями.

При этом общая цель — постоянно повышать уровень квалификации, удовлетворенности работой и старательности всех исполнителей. Для достижения поставленной цели совещания нужно хорошо готовить.

Соответствующие рекомендации излагаются ниже.

Оптимальные сроки и периодичность совещаний.

Лучше всего зарекомендовали себя ежемесячные совещания, проводимые сразу после подведения итогов предыдущего месяца. При этом можно охарактеризовать фактическую ситуацию и обсудить выявленные недоработки. Кроме того, неплохо проводить совещания в один и тот же день недели, который по опыту считается более спокойным. Если новая техническая информация поступает задолго до очередного совещания, то ее следует довести до сведения подчиненных иным подходящим способом, а совещание использовать затем для повторения и закрепления эффекта.