Взаимодействие участников процесса приемки

Работа с поставщиками. На доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и контролировать исполнение поставщиком правил классификации грузов, обязанностей отправителя, маркировки грузовых мест.

Работа с перевозчиками заключается в сопровождении грузов, согласовании места, времени и способа разгрузки поступающих товаров, а также порядка приемки груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий.

Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:

— заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

— оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;

— содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок — выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т.п.;

— организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;

— требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т.д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;

— контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

— контроль прохождения грузов по маршруту доставки — через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

— контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т.д.);

— резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

— планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки.

Работа со службой хранения заключается в согласовании мест временного размещения принимаемых грузов, мест размещения товаров после приемки, выделения сотрудников для участия в приемке.

Кроме того, выполняется согласование операций по документированию приемки:

— подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки; оприходование только всей партии после приемки, блокирование и т.п.;

— подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

— определение складской области, складской зоны, конкретного места (адреса) хранения;

— подготовка задания на перемещение товаров на склад и размещение их по местам хранения;

— получение подтверждение перемещения товаров.