Информационные потоки — это нервная система бизнеса. Без коммуникации не может быть налажен материальный поток. Потоки материалов информации не обязательно должны быть идентичными по содержанию по времени. Различают опережающую и сопутствующую информацию. Опережающий поток данных инициируется заказчиком в направлении поставщика, а поддерживающий поток идет в обратном направлении. С помощью опережающей информации стремятся избежать скопления материалов в непредусмотренных местах либо нерентабельных запасов. Применение единого информационного стандарта в цепи логистики позволяет сокращать расходы на сбор информации и на последующие рекламации. При ускорении информационного потока участвующие в нем лица получают возможность уделять больше внимания самому потоку, прибегая к его индивидуальной обработке. На коротких дистанциях это преимущество во времени не так заметно, зато оно особенно чувствуется при международных грузовых перевозках, когда отклонения имеют серьезные последствия и не всегда могут быть быстро исправлены. Поэтому реализация мероприятий по ускорению и совершенствованию информационного потока дает выигрыш не только поставщику и клиенту, но и логистическому предприятию.
Заметное увеличение скорости движения товаров в каналах сбыта достигается за счет применения электронного обмена данными в режиме реального времени. Подобный обмен предполагает компьютерные связи (прямые или через Интернет) между членами канала — изготовителями, дистрибьюторами, дилерами и обслуживающими предприятиями — банками, перевозчиками, экспедиторскими фирмами, страховыми компаниями. Участники электронного обмена размещают или подтверждают заказы, оплачивают поставки, заказывают транспортные средства, обмениваются информацией относительно клиентов, товаров в пути, финансирования, платежей, страхования и т.д. Обмен информацией позволяет партнерам действовать быстро и координированно, информация используется для снижения издержек и улучшения обслуживания клиентов.
Информационные потоки при движении товаров включают:
— заказы, подтверждения заказов, контракты, претензии, переписка;
— складские и экспедиторские документы;
— товаросопроводительные документы (отгрузочные спецификации, упаковочные листы, сертификаты соответствия, сертификаты происхождения товаров и др.);
— транспортные документы;
— страховые документы;
— таможенные документы;
— транзитные документы;
— санитарные и др. разрешительные документы;
— портовые документы, коносаменты, чартеры, бортовые документы;
— расчетные, платежные, кредитные документы, гарантии;
— извещения об отгрузках, о перевалках, о прибытии груза, об оплате и т.д.