Требования к управлению хранением
Необходимо регламентировать действия при поступлении поврежденных товаров:
- определить условия, при которых следует частично или полностью отказываться от прибывшего груза;
- определить способы оповещения отдела закупок и поставщика.
Необходимо определить условия, при которых принимается груз, содержащий поврежденные товары:
- определить, как поврежденная продукция удаляется из показателя доступного запаса;
- выделить на складе секцию для поврежденной продукции, ежемесячно просматривать товары в этой секции для контроля процесса выброса или возврата поставщику;
- определить способы оповещения отдела закупок и поставщика;
- разработать процедуру направления поставщику запроса на возврат.
Определить в инструкциях, какие действия следует предпринять, если копия заказа на закупку отличается от товарной накладной поставщика:
- установить допустимое отклонение (в процентах или в денежном выражении) — в случае, если отклонение не превышает согласованное, оно будет принято;
- назначить сотрудников, полномочных решать, принимать или нет ошибочно поставленные номенклатурные товары;
- назначить сотрудников, полномочных решать, принимать или нет ошибочно поставленные неноменклатурные товары.
Установить, подлежит ли проверке товар, приходящий на замену:
- перечислить поставщиков, поставки от которых можно не проверять при получении;
- перечислить случаи, когда сплошной контроль можно заменить выборочной проверкой.
Установить, кому поручено вводить заявки потребителей в компьютер: сотруднику склада, службы закупки или офиса.
Установить правило: объем товара, который в процессе приемки проходит проверку или обработку, не должен включаться в доступный для продажи объем.
Установить, какие товары нуждаются в проверке:
- определить, проверять все изделия в партии или только отдельные образцы;
- определить, направлять ли данный товар автоматически из зоны приемки в зону проверки;
- определить в контрактах на закупку для каждого товара документально установленный стандарт приемлемого состояния по внешнему виду и качеству.
Установить, что делать с товаром, забракованным при проверке:
- определить порядок оповещения отдела закупок;
- определить порядок оповещения поставщика;
- определить порядок хранения товара до возврата поставщику;
- определить правила документирования внутрискладского перемещения бракованного товара.
Установить, что входящие грузы необходимо экспедировать {сопровождать) силами собственных агентов для контроля и повышения точности сроков поставок по заказам на пополнение:
- когда поставки приходят позже оговоренного поставщиком срока;
- когда доступный запас (наличный за вычетом объема обещанных покупателям товаров) меньше или равен страховому.
Необходимо обеспечить получение предварительных извещений о поставках от всех поставщиков:
- отдел закупок должен их получать для проверки соответствия поставляемых товаров заказанным — это поможет выявлять ошибки до прибытия грузов;
- их копиями должен снабжаться руководитель склада, чтобы иметь возможность выделить место для приемки и хранения прибывающего груза;
- их копиями должен снабжаться груз-менеджер, чтобы иметь возможность планирования выделения техники и рабочих для разгрузки прибывающего груза.