Обработка заказа
Обработка заказа обычно включает в себя следующие действия.
1. Проверяется информация о заказе на полноту и точность.
2. Отделом изучения кредитоспособности проверяется платежеспособность клиента.
3. Заполняются бланки установленных входных регистрационных документов.
4. Агенту по сбыту поручается осуществить продажу.
5. Бухгалтерия регистрирует транзакцию.
6. Определяется наиболее близкий к клиенту склад, на который передается распоряжение по отбору товара, и обновляются данные о состоянии запасов фирмы.
7. Транспортное подразделение организует доставку груза со склада.
Последовательность различных действий, связанных с обработкой заказов, и взаимосвязь между ними. Внизу по горизонтали можно отобразить время (дни или часы). Входящие заказы делятся на две категории — заказы постоянных и новых клиентов. Благодаря прямой связи с постоянными покупателями через EDI исключаются рутинные процедуры, которые нужно пройти покупателям, совершающим покупку первый раз. Поступающие заказы сортируются в соответствии с конкретными потребностями клиентов. Одним необходимо, чтобы заказы выполнялись полностью за одну поставку; другие хотят, чтобы товары отпускались им только целыми грузовиками, а третьи выдвигают особые условия, со сделанными на заказ этикетками и штрихкодами. Могут быть также срочные заказы — например, на запасные части.
Соглашаясь с принципами работы, сложившимися в цепи поставок, покупатели сами определяют время, когда им потребуются товары. Часто они устанавливают такой узкий промежуток времени доставки, как двухчасовое окно. В таких случаях поставщик должен определить время на выполнение всех необходимых действий и добавить время, в течение которого товары будут в пути. Сложив два этих отрезка времени, продавец определяет, когда нужно ставить заказ в очередь заказов, чтобы после его обработки он был выполнен в требуемое время.
Фирма Kmart предпочитает, чтобы все ее поставщики придерживались единообразной сист&мы назначения времени доставки и определения маршрутов и чтобы время пребывания в пути бшо включено в производственные графики.
Фирма Kmart твердо придерживается контрактных условии на поставки. Если груз опаздывает на один день по графику доставки, то проводится тщательное расследование, за которыми следуют штрафные санкции...
Транспортировщики грузов должны выполнять указания фирмы Kmart и отказываться брать заказ у поставщика, если заказ нельзя выполнить вовремя. Как только отправляются товары, грузополучателю через EDI отсылается предварительно с уведомление об отправке груза (Advance Shipping Notice — ASN). С этого момента грузополучатели рассматривают эти товары как поступивший запас, а не как товары, которые только заказаны. Товары продаются по пене "FOB место происхождения", а транспортные расходы определяются отдельно и затем добавляются в счст-фактуру.