Регистрация документов — проставление на нем номера и даты с последующей записью сведений о документе в регистрационных журналах или картотеках.
Регистрация документов необходима для:
— учета количества документов;
— контроля сохранности документов;
— контроля исполнения документов;
— поиска документов.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования — входящие, исходящие и внутренние документы. Регистрация документов (присвоение номера) должна быть однократной. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое фиксируется лишь дата передачи. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют отдельно. Регистрационный номер входящих и исходящих документов включает:
— порядковый номер;
— номер по перечню групп.
Например: 306/02-11, где 306 — порядковый регистрационный номер; 02-11 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав номера могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов подразделений, вопросов деятельности и т.д.
Внутренние документы при регистрации делят на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д.
Порядковые регистрационные номера присваивают документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяют простую порядковую нумерацию, например: приказ К? 57, протокол № 6, акт № 12.
Регистрационные порядковые номера присваивают входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. С нового года начинают новую нумерацию. В качестве регистрационной базы данных используют регистрационные журналы, регистрационноконтрольные карточки и компьютерные базы. Журналы удобны при небольшом количестве регистрируемых документов, но необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Регистрационно-контрольные карточки позволяют более оперативно вести поиск и осуществлять контроль исполнения документов. Они печатаются в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.
Один экземпляр карточки передают вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться. Компьютерные базы данных обычно дублируют журнальный или карточный учет и обеспечивают более быстрый поиск, сортировку, анализ и контроль исполнения.
Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
— автор (корреспондент);
— название документа;
— дата документа;
— индекс документа;
— дата поступления документа (для входящих документов);
— индекс поступления документа (для входящих документов);
— заголовок документа или его краткое содержание;
— резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
— срок исполнения;
— отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа — ответа);
— номер дела;
— исполнители;
— расписка исполнителя в получении документа;
— ход исполнения;
— приложения и др.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных карточках документов-запросов для контроля исполнения.
Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.
Конверты от поступающих по почте документов обязательно оставляйте в случаях:
— поступления заказных писем с коммерческими и финансовыми и другими важными документами — даты почтовых штемпелей необходимы для определения даты исполнения некоторых обязательств по договорам и соглашениям и служат аргументами в арбитраже и суде;
— когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.