Нежелательный и дезорганизующий вариант — незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях "точно в срок" позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.
При организации приемки необходимо выполнение следующих операций и процессов:
— заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
— контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т.д.);
— определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;
— планирование сроков завоза товаров на склад;
— резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;
— планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;
— планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;
— заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);
— планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;
— приемка товаров и размещение их по местам хранения;
— подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;
— подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.