Отгрузка товаров в полном соответствии с контрактами по количеству, качеству и комплектности — ответственная процедура, небрежное исполнение которой приводит к недостачам, повреждениям, некомплектности или снижению качества товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому организация отгрузки заказанных товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.
Элементы обеспечения отгрузки:
— набор оптимально необходимых площадей для комплектации, упаковки, погрузки товаров;
— комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для комплектации, упаковки, погрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;
— условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т.д.;
— технология грузообработки;
— технологические инструкции для процессов отбора, комплектации, упаковки и погрузки различных товаров;
— структура и алгоритмы бизнес-процессов управления отгрузкой;
— методики проверки качества товаров;
— компьютерные программы;
— должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в отгрузке;
— формы документов, получаемых в результате отгрузки;
— положения о подразделениях, участвующих в отгрузке;
— управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;
— планирование: планы продаж, грузооборота, работ, графики работ, отпусков, дежурств.
В практике существуют варианты обработки отгружаемых товаров:
— отгрузка товаров по контрактам с длительными сроками поставок, установленными договорами;
— отгрузка товаров на условиях "точно в срок" по утвержденным графикам;
— срочные отгрузки по срочным заказам;
— отгрузки внутри предприятия.
Самые трудные в организации — срочные отгрузки. Запланированные отгрузки и регулярные отгрузки на условиях "точно в срок" позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.