Возможности для управления отгрузками
Компьютерная система должна обеспечивать следующие возможности:
— возможность устанавливать различные методы обработки заказа непосредственно после ввода;
— расстановка заказов по приоритетам заказчиков;
— приоритеты на уровне отложенных заказов;
— приоритеты товаров;
— подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;
— подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;
— просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;
— подтверждение, основанное на доступности по дате;
— возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;
— подтверждение запасов по будущим заказам;
— установка разного времени резервирования на разных складах.
файл заказов обрабатывается за несколько этапов:
Проверка артикулов (каталожных номеров) товаров в заказах на соответствие имеющимся в базе данных с выводом спецификации тех товаров, номера которых не известны компьютеру. Эти спецификации поступают товароведам для проверки, корректировки, выявления и обобщения спроса на новые товары, не хранимые на складе. Сверка заказов со справочниками приоритетов и других признаков и сортировка заказов с целью первоочередной обработки срочных заказов, заказов приоритетных клиентов, заказов на скоропортящиеся товары и т.д. Компьютер проверяет "ненормальные" заказываемые количества. Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск "ненормальных" количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях. Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как "ненормальное" количество, превышающее спрос в 3 и более раз. В случае заказа "ненормальных" количеств не быстро оборачивающихся товаров они могут быть поставлены после подтверждения заказчика.
Распределение запасов
Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственные дилеры, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика не только не способствует поддержке дилеров, о которой должен заботиться дистрибьютор, но и препятствует улучшению его имиджа и развитию продаж.
Система должна распределять наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета, такие, как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. Необходима расстановка заказов по приоритетам заказчиков, приоритетам на уровне отложенных заказов, приоритетам товаров.
Последовательность обработки заказа:
новый заказ + невыполненный заказ — слияние — решение о приоритете распределения — решение по ожидаемому сроку отгрузки или графику отхода судов — распределение запаса — перечень принятых к исполнению (для отгрузки) + перечень отсутствующих в наличии (для заказа поставщикам).
Количество, распределенное в конкретный заказ, не может быть "переброшено" в другой.