Возможности для управления обработкой заказов

Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:

— коды заказчиков;

— коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т.д.);

— коды группы товаров;

— коды (номер, артикул) товара;

— коды пунктов назначения;

— коды видов транспорта;

— коды упаковки;

— коды условий сделок;

— коды условий поставок;

— коды приоритетов;

— коды особенностей обработки и др.;

— коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;

— и т.д.

На предприятии должны быть разработаны:

— инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;

— техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.

Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: "Клиент процесса должен выполнять этот процесс". Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.

Ниже приведена инструкция по технологии подготовки заказов дилерами и обработки заказов на центральном складе одной из автокомпаний. Эта технология является описанием бизнес-процессов и некоторых алгоритмов компьютерной обработки. Подобная технология очень нужна предприятиям-изготовителям запчастей и комплектующих к любым видам техники и приборов, оптовым заказчикам и поставщикам — при номенклатуре в тысячи позиций ручная или полуручная обработка заказов требует больших затрат времени и приводит к множеству ошибок в удовлетворении заказов и в материалах, используемых для анализа спроса и планирования производства.